Hội thảo là một sự kiện khá phổ biến hiện nay. Sự kiện này được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Để tổ chức hội thảo thành công, cần phải có kế hoạch và công tác chuẩn bị kỹ càng.
Để có chương trình hội nghị, hội thảo diễn ra suôn sẻ và chính xác, bạn cần làm tốt những việc gì và lưu ý điều gì? Cùng nhà hàng Opera Garden tìm hiểu các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hiện nay nhé.
Hội thảo là gì?
Hội thảo – một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên để duy trì mối quan hệ khách hàng thân thiết và thu hút thêm các khách hàng tiềm năng. Hoạt động chính trong hội thảo: đối thoại, thăm dò ý kiến, chia sẻ kiến thức hoặc giới thiệu sản phẩm. Sự kiện này là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, đối tác và tăng cường mối quan hệ với truyền thông, bên cạnh đó khẳng định hình ảnh của công ty.
Lưu ý khi tổ chức hội thảo
Nhằm có một buổi hội thảo thành công, doanh nghiệp, công ty phải xác định rõ và làm tốt những công việc sau: Lên chủ đề chương trình, xác định mục tiêu và đối tượng, lập kế hoạch chi tiết, thuê địa điểm phù hợp, truyền thông cho chương trình,…
Xem ngay:
- Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo
- Yếu tố để có một bữa tiệc thành công
Lên chủ đề chương trình
Chủ đề chương trình là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của buổi hội thảo, hội nghị. Doanh nghiệp, công ty hoặc tổ chức cần vạch rõ mục đích cũng như thông điệp cần truyền tải để lấy làm cơ sở cho nội dung sự kiện. Chủ đề phải ngắn gọn, súc tích và truyền tải được lợi ích mà khách mời có thể nhận được khi tham gia.
Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị
Địa điểm tổ chức hội thảo là một yếu tố cần lưu ý trong khâu chuẩn bị. Địa điểm tổ chức cần phải có không gian đáp ứng được quy mô của hội thảo, không quá lớn hay quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí sự kiện. Ngoài ra, các tiện ích đi kèm cũng phải chú ý đến như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để lên dự trù chi phí sao cho chính xác nhất.
Truyền thông cho sự kiện
Hoạt động truyền thông là điều không thể thiếu mỗi khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Không nên truyền thông trước sự kiện quá sớm vì nó có thể giảm bớt sự quan tâm của mọi người, hoặc cũng không nên quá sát ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn cho khách mời sắp xếp thời gian để tham dự. Vì thế, các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước ngày hội thảo và nên sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng.
Lấy thông tin người tham dự
Mục đích quan trọng của một buổi hội thảo là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới. Lấy thông tin của người tham dự sẽ làm cho hoạt động này hiệu quả hơn. Bạn có thể cân nhắc chọn một trong các hình thức lấy thông tin như điền vào biểu mẫu trực tuyến, đăng ký để nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.
________
Tổ chức hội thảo tại nhà hàng Opera Garden
Địa điểm: Số 6 Tràng Tiền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Hội thảo là sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.
Dịch vụ khác: Đặt tiệc cuối năm , year end party và gala dinner