Hội thảo là một trong những hoạt động quan trọng góp phần nâng tầm doanh nghiệp trong mắt của đối tác và khách hàng. Một trong những yếu tố quan trọng làm nên thành công của buổi hội thảo là sắp xếp, thiết kế phòng hội thảo sao cho phù hợp với nội dung chương trình. Trong bài viết, nhà hàng Opera Garden sẽ chia sẻ kinh nghiệm cho doanh nghiệp cách thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp.
Sắp xếp thiết kế hội nghị, hội thảo
Xác định mục đích của hội nghị, hội thảo
Mỗi hội nghị và sự kiện đều có nội dung, mục đích và tiêu chí để chương trình dàn trải theo cách khác nhau. Để thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp phù hợp thì doanh nghiệp. Để thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp phù hợp, doanh nghiệp cần xác định mục đích. Ví dụ: Nếu cuộc họp chào đón các đối tác kinh doanh, khách VIP hợp tác với dự án kinh doanh… phòng hội thảo, hội nghị phải thuộc loại cao cấp như khách sạn 4 hoặc 5 sao. Thể hiện sự sang trọng, lịch sự.
Ngược lại, nếu tổ chức sự kiện quy mô nhỏ, mang tính nội bộ ví dụ như hội thảo nâng cao năng lực và nghiệp vụ của nhân viên thì không gian cần sự đơn giản nhưng hiện đại. Như vậy, việc xác định mục đích của hội thảo sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn hơn.
Xác định quy mô khi tiến hành thiết kế phòng hội thảo
Sau khi xác định mục đích của buổi hội thảo, quý doanh nghiệp cần xem xét quy mô, nghĩa là số lượng khách đến tham dự, số lượng bàn tiệc,…
Với sự kiện lớn, phòng hội thảo phải đủ rộng, có sức chứa lớn. Nếu thuê địa điểm nhỏ sẽ dẫn đến ấn tượng tiêu cực về tính chuyên nghiệp cho khách tham dự.
Mặt khác, nếu hội thảo có quy mô từ 150 – 300 khách thì không cần thiết phải thuê phòng tại khách sạn lớn, tránh tốn kém. Như vậy, xác định quy mô của hội nghị là một trong những yếu tố doanh nghiệp cần chú ý để làm cho việc thuê địa điểm thêm dễ dàng hơn.
Bài trí phòng hội thảo theo tiêu chuẩn
Phòng hội thảo cần được sơ đồ hóa và sắp xếp một cách hợp lý dựa trên các khu vực. Bố cục thiết kế thông thường bao gồm: khán đài, dãy khế diễn giả, dãy khế khách mời, khu vực lễ tân, giải đáp thắc mắc khách hàng.
Một phòng hội thảo được sắp xếp bài bản sẽ khiến khách tham dự dễ hình dung hơn về vị trí của mình. Ngoài ra, điều này làm cho khách mời đánh giá cao ban tổ chức của sự chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, phòng hội thảo nên bài trí cây xanh, banner chào mừng, banner sự kiện và những vật dụng lịch sự, màu sắc nhã nhặn. Tránh sử dụng những thiết bị phô trương quá mức, chỉ cần đủ dùng và thiết thực, phù hợp với tính chất của sự kiện.
Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp báo ở nhà hàng Opera Garden:
Liên hệ nhà hàng Opera Garden để được tư vấn cụ thể:
Địa chỉ: Số 6, Tràng Tiền, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Email: reservation@operagarden.vn
☎ Tel: 024 3868 9666 – Hotline: 0938 150 111